Datu apstrādes līgums

1. Puses un Līguma būtība#

1.1. Šis datu apstrādes līgums (turpmāk – Līgums) ir Kusties lietošanas noteikumu speciālistiem (turpmāk – Noteikumi; https://kusties.com/noteikumi) pielikums un to neatņemama sastāvdaļa. Līguma puses ir:

• SIA "Kusties.com", reģistrācijas numurs 50203259371, juridiskā adrese Ābolu iela 14C, Mārupe, Mārupes nov., LV-2167, PVN maksātāja numurs LV50203259371 (turpmāk – Kusties), kas darbojas kā apstrādātājs; un
• speciālists, kurš izmanto Kusties pakalpojumu savā profesionālajā darbībā un ir pieņēmis Noteikumus (turpmāk – jūs vai Speciālists), kas darbojas kā pārzinis.

1.2. Līgums nosaka, kā Kusties jūsu uzdevumā apstrādā jūsu pacientu un klientu personas datus, un izpilda Vispārīgās datu aizsardzības regulas 28. panta 3. punkta prasības.

1.3. Līgums stājas spēkā brīdī, kad jūs to pieņemat kopā ar Noteikumiem. Kusties saglabā pieņemšanas faktu: dokumenta versiju, laiku un veidu.

1.4. Ja jūs Pakalpojumu izmantojat kā darbinieks vai citas personas (piemēram, prakses vai klīnikas) uzdevumā, jūs apliecināt, ka esat tiesīgs pieņemt šo Līgumu pārziņa vārdā.

1.5. Līgums attiecas tikai uz personas datiem, ko Kusties apstrādā jūsu uzdevumā (turpmāk – Pacientu dati, sk. 2. un 4. sadaļu). Datus, kuru pārzinis ir pati Kusties, apraksta Kusties privātuma politika (https://kusties.com/privatuma-politika). Tie ir jūsu konta un pieslēgšanās dati, sesijas un ierīces, piekrišanu ieraksti, drošības audita žurnāls, norēķinu dati, Kusties pakalpojuma e-pasti jums, kusties.com pieteikumu formu dati, Pacientu IP adreses, ko Kusties izmanto pieprasījumu ierobežošanai, Pakalpojuma drošībai un vingrinājumu video un attēlu piegādei (4.2. punkts), un (kad ieslēgts) klienta kabineta konti un to sasaiste ar jūsu ierakstiem.

2. Definīcijas#

2.1. VDAR – Eiropas Parlamenta un Padomes Regula (ES) 2016/679 (Vispārīgā datu aizsardzības regula).

2.2. Terminiem «personas dati», «apstrāde», «pārzinis», «apstrādātājs», «personas datu aizsardzības pārkāpums» un «veselības dati» ir VDAR 4. pantā noteiktā nozīme. Datu subjekts ir fiziskā persona, uz kuru attiecas personas dati. Īpašu kategoriju personas dati ir VDAR 9. panta 1. punktā minētie dati.

2.3. Pakalpojums – Kusties tīmekļa lietotne kusties.app un tās API, pacientu programmu saites, publiskās veidlapas, Android atskaņotāja lietotne, kā arī e-pasti un īsziņas (SMS), ko Pakalpojums sūta jūsu uzdevumā.

2.4. Pacients – fiziskā persona, par kuru jūs Pakalpojumā izveidojat klienta ierakstu (pacients vai klients), tostarp nepilngadīga persona.

2.5. Pacientu dati – personas dati, ko Pakalpojumā ievadāt jūs vai jūsu uzdevumā ievada Pacienti, un dati, ko Pakalpojums šajā saistībā rada, piemēram, programmas izpildes žurnāls un Pacientiem sūtīto ziņu žurnāls.

2.6. Apakšapstrādātājs – cits apstrādātājs, kuru Kusties piesaista Pacientu datu apstrādei (VDAR 28. panta 2. un 4. punkts).

2.7. Rakstiski – arī elektroniski, piemēram, pa e-pastu.

2.8. Darba diena – diena, kas nav sestdiena, svētdiena vai Latvijas Republikā noteikta svētku diena.

3. Apstrādes priekšmets, nolūks, raksturs un ilgums#

3.1. Priekšmets. Pacientu datu apstrāde, lai sniegtu jums Pakalpojumu saskaņā ar Noteikumiem.

3.2. Nolūks. Kusties apstrādā Pacientu datus tikai šādiem nolūkiem:

• a) nodrošināt Pakalpojuma funkcijas: klientu uzskaiti, vingrinājumu programmas un to nosūtīšanu Pacientiem ar personīgām saitēm, izpildes žurnālu, piezīmes, brīdinājumus, klīniskos dokumentus un veidlapas, vizīšu kalendāru, atgādinājumus un paziņojumus Pacientiem;
• b) uzturēt Pakalpojuma drošību un darbību, novērst kļūdas un sniegt atbalstu pēc jūsu pieprasījuma;
• c) uzskaitīt Pakalpojuma lietojumu, kas nepieciešams tā limitiem un norēķiniem, piemēram, nosūtīto SMS skaitu.

3.3. Raksturs. Glabāšana, strukturēšana, šifrēšana, atgūšana un attēlošana jums; attēlošana Pacientam, kad jūs tam nosūtāt saiti; nosūtīšana pa e-pastu un īsziņā (SMS), kad jūs to uzdodat; rezerves kopēšana; eksportēšana; labošana un dzēšana.

3.4. Ilgums. Visu Noteikumu darbības laiku un pēc tam līdz Pacientu datu atdošanai vai dzēšanai saskaņā ar 13. sadaļu.

3.5. Funkcijas, kas vēl nav ieslēgtas. Daļa Pakalpojuma funkciju ir izstrādātas, bet vēl nav ieslēgtas, piemēram, klienta kabinets, speciālistu pašu veidotu vingrinājumu video augšupielāde un pašapkalpošanās datu eksports. Uz tām šis Līgums attiecas no brīža, kad tās tiek ieslēgtas jūsu kontam.

4. Datu subjektu kategorijas un personas datu veidi#

4.1. Datu subjekti:

• a) Pacienti, tostarp nepilngadīgie;
• b) Pacientu likumiskie pārstāvji (vecāki, aizbildņi) un kontaktpersonas;
• c) citas personas, kuras jūs minat ierakstos, piemēram, Pacienta ģimenes ārsts;
• d) kad šī funkcija būs ieslēgta, personas, kas redzamas jūsu augšupielādētajos privāto vingrinājumu video.

4.2. Personas datu veidi:

Pacientu IP adresi pieprasījumu ierobežošanai, Pakalpojuma drošībai un vingrinājumu video un attēlu piegādei Kusties apstrādā kā pārzinis (privātuma politikas 4.13. apakšsadaļa). Publiskotu vingrinājumu rādīšana citiem speciālistiem ir Kusties kā pārziņa apstrāde (privātuma politikas 4.14. apakšsadaļa).

4.3. Pacientu dati ietver īpašu kategoriju personas datus (veselības datus, VDAR 9. pants) un personas kodu, ja jūs to ierakstāt klīniskajos dokumentos.

4.4. Jūs nosakāt, kādus datus ievadāt. Ievadiet tikai tos datus, kas nepieciešami jūsu nolūkam (datu minimizēšana).

5. Jūsu kā pārziņa pienākumi un norādījumi#

5.1. Jūs esat Pacientu datu pārzinis un nosakāt to apstrādes nolūkus un līdzekļus. Jūs nodrošināt, ka:

• a) apstrādei ir tiesisks pamats saskaņā ar VDAR 6. pantu, bet veselības datu apstrādei ir piemērojams kāds no VDAR 9. panta 2. punktā minētajiem izņēmumiem, piemēram, h) apakšpunkts veselības aprūpes speciālistiem vai a) apakšpunkts (Pacienta nepārprotama piekrišana);
• b) Pacienti saņem VDAR 13. un 14. pantā noteikto informāciju; šim nolūkam varat izmantot 3. pielikuma paraugu;
• c) nepilngadīga Pacienta datu apstrādei ir likumiskā pārstāvja piekrišana, ja tāda nepieciešama;
• d) Pacientu kontaktinformācija ir pareiza, un personīgās saites un veidlapas jūs sūtāt tikai attiecīgajam Pacientam vai viņa likumiskajam pārstāvim;
• e) jūs ievērojat tiesību aktos noteiktos medicīnisko dokumentu glabāšanas termiņus, kas attiecas uz jums (sk. 13.5. punktu).

5.2. Brīvā teksta lauki, kas tiek nosūtīti Pacientam. Vizītes nosaukums un apraksts netiek šifrēti lauku līmenī. Tie tiek iekļauti e-pastā, ko Pakalpojums nosūta Pacientam, kad vizīte tiek izveidota, mainīta vai atcelta, un ziņu žurnālā. Izveides un maiņas e-pastiem var būt pievienots kalendāra fails (.ics) ar vizītes nosaukumu, aprakstu, speciālista un Pacienta vārdu un uzvārdu. Šo e-pastu sūta, ja vizītes logā ir atzīmēts «Nosūtīt e-pasta paziņojumu klientam», un pēc noklusējuma tas ir atzīmēts. Tāpēc nerakstiet diagnozes vai citus veselības datus vizītes nosaukumā vai aprakstā, ja šis e-pasts tiek sūtīts. Programmas nosaukums un apraksts ir redzami ikvienam, kam ir programmas saite.

5.3. Norādījumi. Jūsu dokumentētie norādījumi Kusties ir:

• a) Noteikumi un šis Līgums;
• b) jūsu darbības Pakalpojumā, piemēram, ieraksta izveide vai labošana, programmas vai veidlapas nosūtīšana, SMS atgādinājuma vai e-pasta paziņojuma ieslēgšana un ieraksta dzēšana;
• c) citi rakstiski norādījumi, par kuriem jūs vienojaties ar Kusties.

Ja papildu norādījumu nevar izpildīt ar Pakalpojuma esošajām funkcijām, Kusties jūs par to informē, un puses vienojas par risinājumu.

5.4. Konta drošība. Jūs izmantojat drošu paroli, neizpaužat piekļuves datus citiem, aizsargājat ierīces, kurās izmantojat Pakalpojumu, un bez kavēšanās informējat Kusties, ja jums ir aizdomas par nesankcionētu piekļuvi jūsu kontam. Kusties iesaka ieslēgt divpakāpju pierakstīšanos.

6. Kusties kā apstrādātāja pienākumi#

6.1. Kusties apstrādā Pacientu datus tikai saskaņā ar jūsu dokumentētiem norādījumiem, arī attiecībā uz datu nosūtīšanu uz trešajām valstīm, ja vien to nepieprasa Eiropas Savienības vai Latvijas tiesību akti. Šādā gadījumā Kusties jūs informē pirms apstrādes, ja vien tiesību akti to neaizliedz (VDAR 28. panta 3. punkta a) apakšpunkts).

6.2. Kusties nekavējoties jūs informē, ja, tās ieskatā, kāds norādījums pārkāpj VDAR vai citus datu aizsardzības tiesību aktus.

6.3. Kusties neizmanto Pacientu datus saviem nolūkiem: tos nepārdod, neizmanto reklāmai vai profilēšanai un neizpauž trešajām personām. Izņēmumi ir Apakšapstrādātāji (9. sadaļa), saņēmēji, kuriem jūs uzdodat datus nosūtīt (piemēram, Pacients, kuram datus nosūta e-pastā vai SMS), un gadījumi, kad izpaušanu pieprasa tiesību akti.

6.4. Pakalpojumā netiek izmantoti analītikas vai izsekošanas rīki. Ja Kusties tos kādreiz ieviestu, tas notiktu tikai pēc privātuma politikas grozījumiem un ar piekrišanas mehānismu, un Pacientu programmu, veidlapu un pieslēgšanās lapās tie netiktu ielādēti.

6.5. Pārbaudes uz datu kopijām. Pirms Pakalpojuma atjauninājumu publicēšanas Kusties var atjaunot ražošanas datubāzes kopiju īslaicīgā, izolētā vidē Kusties pilnvarotas personas datorā, lai pārbaudītu, vai atjauninājums pareizi darbojas ar reāliem datiem. Pēc pārbaudes šī vide tiek dzēsta. Kusties nenodod Pacientu datus izstrādes rīkiem, arī mākslīgā intelekta rīkiem; laidienu pārbaudēm izmanto pseidonimizētas kopijas vai pārbaudes veic tā, ka Pacientu dati neatstāj ES un Kusties kontroli.

6.6. Kusties uztur reģistru par apstrādes darbībām, ko tā veic pārziņu uzdevumā (VDAR 30. panta 2. punkts).

6.7. Kusties nav iecēlusi datu aizsardzības speciālistu. Jautājumos par datu aizsardzību rakstiet uz [email protected].

7. Konfidencialitāte un piekļuve Pacientu datiem#

7.1. Kusties piešķir piekļuvi Pacientu datiem tikai tām personām, kurām tā nepieciešama Pakalpojuma darbības, atbalsta, drošības vai tiesisku pienākumu izpildei. Kusties nodrošina, ka šīs personas ir apņēmušās ievērot konfidencialitāti vai tām ir likumā noteikts konfidencialitātes pienākums (VDAR 28. panta 3. punkta b) apakšpunkts).

7.2. Kas var piekļūt Pacientu datiem:

• a) jūs – visiem saviem ierakstiem;
• b) piezīmes, klīniskos dokumentus, brīdinājumus un programmas privāto piezīmi Pakalpojumā var atvērt tikai to autors; Kusties administratoriem Pakalpojumā šādas iespējas nav;
• c) Kusties darbinieki ar administratora lomu Pakalpojumā var atvērt jūsu klientu ierakstus (vārdu, uzvārdu, kontaktinformāciju, dzimšanas dienu), programmas, programmu izpildes atzīmes un atsauksmes un vizītes, kā arī Pacientiem sūtīto e-pastu un SMS žurnālu, ieskaitot to saturu. Kusties šo piekļuvi izmanto tikai, lai sniegtu atbalstu pēc jūsu pieprasījuma, izmeklētu drošības incidentus vai novērstu kļūdas;
• d) personas, kurām ir piekļuve Pakalpojuma infrastruktūrai (datubāzei, rezerves kopijām un šifrēšanas atslēgai), tehniski var piekļūt visiem Pacientu datiem. Infrastruktūras piekļuve ir tikai Kusties pilnvarotām personām, kurām tā nepieciešama Pakalpojuma uzturēšanai un kurām ir saistošs konfidencialitātes pienākums (7.1. punkts).

7.3. Ja kāda iestāde pieprasa Kusties izpaust Pacientu datus, Kusties izvērtē pieprasījuma tiesiskumu, izpauž tikai to, ko pieprasa tiesību akti, un informē jūs, ja vien tas nav aizliegts.

8. Drošības pasākumi#

8.1. Kusties īsteno atbilstošus tehniskos un organizatoriskos pasākumus saskaņā ar VDAR 32. pantu, ņemot vērā tehnikas līmeni, īstenošanas izmaksas, apstrādes raksturu un riskus Pacientiem. Pašreizējie pasākumi, zināmie ierobežojumi un plānotie uzlabojumi ir aprakstīti 1. pielikumā.

8.2. Kusties var pasākumus mainīt, ja kopējais aizsardzības līmenis nesamazinās. Būtiskas izmaiņas Kusties atspoguļo 1. pielikumā.

8.3. Par drošību jūsu pusē (ierīces, parole, saišu nosūtīšana pareizajam adresātam) atbildat jūs (5.1. un 5.4. punkts).

9. Apakšapstrādātāji#

9.1. Jūs dodat Kusties vispārēju rakstisku atļauju piesaistīt Apakšapstrādātājus (VDAR 28. panta 2. punkts). Pašreizējie Apakšapstrādātāji ir norādīti 2. pielikumā.

9.2. Kusties ar katru Apakšapstrādātāju noslēdz līgumu, kas tam uzliek būtībā tādus pašus datu aizsardzības pienākumus kā šis Līgums, jo īpaši pienākumu sniegt pietiekamas garantijas par atbilstošiem tehniskajiem un organizatoriskajiem pasākumiem (VDAR 28. panta 4. punkts).

9.3. Iepriekšējs paziņojums. Par jauna Apakšapstrādātāja piesaisti vai esošā nomaiņu Kusties jūs informē vismaz 30 dienas iepriekš, nosūtot e-pastu uz jūsu konta e-pasta adresi un atjauninot 2. pielikumu.

9.4. Tiesības iebilst. Jūs varat rakstiski iebilst 14 dienu laikā pēc paziņojuma saņemšanas, ja jums ir pamatoti ar datu aizsardzību saistīti iemesli. Puses labticīgi meklē risinājumu. Ja tas netiek atrasts, jūs varat izbeigt līgumu saskaņā ar Noteikumiem pirms izmaiņu stāšanās spēkā, un Kusties atmaksā maksu par neizmantoto periodu (Noteikumu 6.9. punkta c) apakšpunkts).

9.5. Steidzama nomaiņa. Ja Apakšapstrādātājs steidzami jānomaina drošības vai Pakalpojuma pieejamības dēļ, Kusties to var darīt bez iepriekšēja paziņojuma un informē jūs, cik drīz vien iespējams. Arī uz šādu nomaiņu attiecas 9.4. punktā minētās tiesības iebilst.

9.6. Kusties saglabā pilnu atbildību pret jums par savu Apakšapstrādātāju pienākumu izpildi (VDAR 28. panta 4. punkts).

10. Palīdzība jums#

10.1. Datu subjektu pieprasījumi. Ņemot vērā apstrādes raksturu, Kusties palīdz jums izpildīt Pacientu pieprasījumus saskaņā ar VDAR III nodaļu (VDAR 28. panta 3. punkta e) apakšpunkts):

• a) piekļuve un labošana – jūs varat Pakalpojumā apskatīt un labot savus ierakstus;
• b) kopija un pārnesamība – pašapkalpošanās datu eksports Pakalpojumā vēl nav ieslēgts. Līdz tam Kusties pēc jūsu rakstiska pieprasījuma sagatavo jūsu konta datu eksportu mašīnlasāmā formātā (JSON un CSV; eksporta saturs – 13.1. punkts) Noteikumu 15.1. punktā noteiktajā termiņā. Ja eksports vajadzīgs Pacienta pieprasījuma izpildei, Kusties pēc vienošanās sagatavo tikai šī Pacienta datus 10 darba dienu laikā;
• c) dzēšana – Pakalpojumā dzēsts klienta ieraksts tiek paslēpts, bet datubāzē saglabājas; apstiprinātu klīnisko dokumentu dzēst nevar; brīdinājumi tiek dzēsti neatgriezeniski. Ja jums jāizpilda Pacienta dzēšanas pieprasījums, Kusties pēc jūsu rakstiska norādījuma 30 dienu laikā neatgriezeniski dzēš norādītos Pacienta datus. Izņēmumi ir rezerves kopijas (13.4. punkts) un dati, kuru glabāšanu pieprasa tiesību akti;
• d) ierobežošana un iebildumi – Kusties sniedz tehniski iespējamu palīdzību pēc jūsu norādījuma.

10.2. Ja Kusties saņem pieprasījumu tieši no Pacienta, tā bez nepamatotas kavēšanās, ne vēlāk kā 5 darba dienu laikā, pārsūta to jums, ja var noteikt, uz kuru speciālistu tas attiecas. Pēc būtības Kusties uz pieprasījumu neatbild, ja vien jūs to neuzdodat. Pieprasītājam Kusties var paziņot, ka pieprasījums ir pārsūtīts pārzinim.

10.3. Drošība, ietekmes novērtējums un apspriešanās. Kusties palīdz jums izpildīt VDAR 32.–36. pantā noteiktos pienākumus (drošība, paziņošana par pārkāpumiem, novērtējums par ietekmi uz datu aizsardzību un iepriekšēja apspriešanās). Kusties sniedz tai pieejamo informāciju: šo Līgumu ar pielikumiem, Pakalpojuma aprakstu un atbildes uz saprātīgiem rakstiskiem jautājumiem 30 dienu laikā.

10.4. Palīdzība saskaņā ar šo sadaļu ir bez maksas, ja pieprasījums nav acīmredzami nepamatots vai pārmērīgs. Par būtisku papildu darbu puses var iepriekš vienoties par saprātīgu atlīdzību.

11. Personas datu aizsardzības pārkāpumi#

11.1. Kusties informē jūs par personas datu aizsardzības pārkāpumu, kas skar Pacientu datus, bez nepamatotas kavēšanās un ne vēlāk kā 48 stundu laikā pēc tam, kad Kusties par to uzzinājusi (VDAR 33. panta 2. punkts).

11.2. Paziņojumu Kusties nosūta uz jūsu konta e-pasta adresi.

11.3. Paziņojumā, ciktāl informācija ir pieejama, norāda (VDAR 33. panta 3. punkts):

• a) pārkāpuma raksturu, arī skarto datu subjektu un ierakstu kategorijas un aptuveno skaitu;
• b) kontaktpersonu, no kuras var saņemt vairāk informācijas;
• c) iespējamās sekas;
• d) veiktos vai ierosinātos pasākumus pārkāpuma novēršanai un seku mazināšanai.

Ja visu informāciju nevar sniegt uzreiz, Kusties to sniedz pa daļām bez nepamatotas kavēšanās (VDAR 33. panta 4. punkts).

11.4. Kusties nekavējoties veic saprātīgus pasākumus pārkāpuma ierobežošanai un seku mazināšanai, dokumentē pārkāpumu un sadarbojas ar jums. Par pārkāpumu, kas skar Pacientu datus, Kusties jūsu vārdā neziņo uzraudzības iestādei vai Pacientiem, ja vien jūs to rakstiski neuzdodat vai to nepieprasa tiesību akti.

11.5. Paziņojums par pārkāpumu nav Kusties vainas atzīšana.

11.6. Jūs bez kavēšanās informējat Kusties, ja jums ir aizdomas par pārkāpumu Pakalpojumā vai nesankcionētu piekļuvi jūsu kontam.

12. Datu nosūtīšana ārpus EEZ#

12.1. Pakalpojuma datubāze atrodas Eiropas Savienībā, DigitalOcean datu centrā Frankfurtē (Vācijā). Sesiju un pieprasījumu ierobežošanas dati glabājas Redis Cloud (AWS datu centrā Frankfurtē, Vācijā). SMS un e-pastus nosūta Brevo (ES).

12.2. DigitalOcean un Cloudflare ir Amerikas Savienotajās Valstīs reģistrēti uzņēmumi, un Cloudflare izmanto globālu tīklu. Tāpēc nevar izslēgt, ka Pacientu dati tiek nosūtīti vai kļūst pieejami ārpus Eiropas Ekonomikas zonas (EEZ), piemēram, uzturēšanas vai satura piegādes laikā.

12.3. Kusties nosūta Pacientu datus ārpus EEZ vai pieļauj to nosūtīšanu tikai tad, ja ir izpildīti VDAR V nodaļas nosacījumi, piemēram:

• a) Eiropas Komisija ir pieņēmusi lēmumu par aizsardzības līmeņa pietiekamību attiecībā uz saņēmēja valsti vai saņēmēju (VDAR 45. pants); vai
• b) ar saņēmēju ir noslēgtas Eiropas Komisijas pieņemtās standarta datu aizsardzības klauzulas (VDAR 46. panta 2. punkta c) apakšpunkts) un, ja nepieciešams, veikti papildu pasākumi.

12.4. Katra Apakšapstrādātāja aizsardzības mehānisms ir norādīts 2. pielikumā.

12.5. Kusties manuālās rezerves kopijas glabājas ES, Kusties pilnvarotas personas datorā.

13. Līguma beigas: datu atdošana un dzēšana#

13.1. Eksports. Pēc Noteikumu izbeigšanas vai konta slēgšanas jūs 30 dienu laikā varat pieprasīt savu Pacientu datu eksportu mašīnlasāmā formātā (JSON un CSV). Kad Pakalpojumā būs ieslēgts pašapkalpošanās eksports «Lejupielādēt manus datus», varat izmantot arī to. Piezīmes, klīniskie dokumenti un programmu privātās piezīmes eksportā tiek iekļauti atšifrētā veidā. Eksportā nav iekļauti pacientu brīdinājumi, Pacientiem sūtīto ziņu žurnāls, vizīšu veidi un atkārtotu vizīšu sērijas, kā arī dzēstie (paslēptie) ieraksti; pēc jūsu rakstiska pieprasījuma Kusties tos sagatavo atsevišķi 30 dienu laikā.

13.2. Dzēšana. Pēc 13.1. punktā minētā termiņa beigām Kusties 60 dienu laikā neatgriezeniski dzēš Pacientu datus, ja vien Eiropas Savienības vai Latvijas tiesību akti neprasa tos glabāt (VDAR 28. panta 3. punkta g) apakšpunkts) vai jūs rakstiski neuzdodat tos atdot citādi. Pēc jūsu pieprasījuma Kusties rakstiski apstiprina dzēšanu.

13.3. Pašreizējā kārtība. Pakalpojumā vēl nav automātiskas konta slēgšanas un datu dzēšanas funkcijas. Kontu slēdz Kusties administrators, deaktivizējot to, un dati saglabājas līdz 13.2. punktā minētajai dzēšanai, ko Kusties veic manuāli.

13.4. Rezerves kopijas. Pacientu dati var saglabāties rezerves kopijās līdz to kārtējai dzēšanai. Šajā laikā kopijas izmanto tikai datu atjaunošanai, un tās aizsargā 1. pielikumā minētie pasākumi.

13.5. Medicīnisko dokumentu glabāšana. Ja tiesību akti jums uzliek pienākumu glabāt medicīniskos dokumentus noteiktu laiku, jūs pirms dzēšanas eksportējat tos un glabājat pats. Pēc Noteikumu izbeigšanas Kusties turpina glabāt Pacientu datus tikai uz atsevišķas vienošanās pamata.

13.6. Datus, kuru pārzinis ir Kusties (piemēram, jūsu konta piekrišanu ierakstus un drošības audita žurnālu), Kusties glabā saskaņā ar privātuma politiku.

14. Revīzijas un informācija#

14.1. Kusties dara jums pieejamu visu informāciju, kas vajadzīga, lai pierādītu VDAR 28. pantā noteikto pienākumu izpildi (VDAR 28. panta 3. punkta h) apakšpunkts): šo Līgumu ar pielikumiem un atbildes uz rakstiskiem jautājumiem 30 dienu laikā.

14.2. Ja ar 14.1. punktā minēto informāciju nepietiek, jūs vai jūsu pilnvarots neatkarīgs revidents, kuram ir konfidencialitātes pienākums, varat veikt revīziju, arī pārbaudi, ievērojot šādus nosacījumus:

• a) par revīziju paziņo rakstiski vismaz 30 dienas iepriekš;
• b) revīziju veic ne biežāk kā reizi 12 mēnešos, izņemot gadījumus pēc personas datu aizsardzības pārkāpuma vai pēc uzraudzības iestādes pieprasījuma;
• c) revīziju veic darba laikā un tā, lai netraucētu Pakalpojuma darbību un neatklātu citu klientu datus vai Apakšapstrādātāju komercnoslēpumus;
• d) revīzijas izmaksas sedz jūs, ja vien revīzija neatklāj būtisku Kusties pienākumu pārkāpumu.

14.3. Apakšapstrādātāju infrastruktūras atbilstību Kusties apliecina ar Apakšapstrādātāju publicētajiem revīziju ziņojumiem vai sertifikātiem, ja tādi ir pieejami.

14.4. Ja revīzija atklāj neatbilstību šim Līgumam, Kusties to novērš bez nepamatotas kavēšanās.

15. Atbildība#

15.1. Pušu atbildībai saistībā ar šo Līgumu piemēro Noteikumu 13. sadaļā noteiktos atbildības ierobežojumus un izņēmumus. Šis Līgums nerada atsevišķu vai augstāku atbildības limitu.

15.2. Šis Līgums neierobežo pušu atbildību pret datu subjektiem saskaņā ar VDAR 82. pantu, kā arī atbildību, ko saskaņā ar tiesību aktiem nevar ierobežot.

15.3. Kusties atbild par saviem Apakšapstrādātājiem tāpat kā par savām darbībām (9.6. punkts).

16. Termiņš, grozījumi un prioritāte#

16.1. Līgums ir spēkā, kamēr ir spēkā Noteikumi, un pēc tam, līdz ir izpildīta 13. sadaļa.

16.2. Kusties var grozīt šo Līgumu, piemēram, ja mainās tiesību akti, Pakalpojuma funkcijas vai Apakšapstrādātāji. Par grozījumiem Kusties jūs informē pa e-pastu vismaz 30 dienas iepriekš; Apakšapstrādātāju izmaiņām piemēro 9. sadaļu. Ja jūs grozījumiem nepiekrītat, jūs varat izbeigt līgumu saskaņā ar Noteikumiem līdz grozījumu spēkā stāšanās dienai. Grozījumi, ko pieprasa tiesību akti, var stāties spēkā ātrāk.

16.3. Jautājumos par Pacientu datu apstrādi šim Līgumam ir prioritāte pār Noteikumiem.

16.4. Ja kāds Līguma noteikums kļūst spēkā neesošs, pārējie noteikumi paliek spēkā.

16.5. Līgums ir sagatavots latviešu valodā, un tulkojumi ir informatīvi. Pretrunu gadījumā noteicošā ir latviešu valodas versija.

17. Piemērojamie tiesību akti un strīdi#

17.1. Līgumam piemēro Latvijas Republikas tiesību aktus un VDAR.

17.2. Strīdus risina Noteikumu 17. sadaļā noteiktajā kārtībā.

17.3. Šis Līgums neierobežo Pacientu tiesības vērsties Datu valsts inspekcijā vai tiesā.

18. Kontaktinformācija#

18.1. Kusties: SIA "Kusties.com", Ābolu iela 14C, Mārupe, Mārupes nov., LV-2167, e-pasts [email protected].

18.2. Jūs: jūsu Pakalpojuma konta e-pasta adrese. Uzturiet to aktuālu, jo uz to Kusties sūta šajā Līgumā paredzētos paziņojumus.

1. pielikums. Tehniskie un organizatoriskie pasākumi#

Stāvoklis 2026. gada 1. oktobrī. Pielikumā aprakstīti tikai ieviestie pasākumi. Zināmie ierobežojumi un plānotie uzlabojumi ir norādīti 12. punktā.

1. Mitināšana un datu atrašanās vieta#

• Tīmekļa lietotne, API un datubāze darbojas DigitalOcean App Platform reģionā fra1 (Frankfurte, Vācija).
• Sesiju un pieprasījumu ierobežošanas krātuve (Redis) darbojas Redis Cloud, AWS reģionā eu-central-1 (Frankfurte, Vācija).
• API ir pieejama tikai caur ceļu /api, un diagnostikas rīki ir izslēgti.
• Testa videi ir atsevišķa datubāze.

2. Šifrēšana#

• Savienojums starp pārlūku vai lietotni un Pakalpojumu ir šifrēts (HTTPS). E-pasti tiek nodoti sūtīšanas serverim, izmantojot SMTP ar STARTTLS.
• Lauku līmeņa šifrēšana (AES-256-GCM) ar atsevišķi glabātu šifrēšanas atslēgu:
  • piezīmju nosaukums un saturs;
  • viss klīnisko dokumentu saturs (piesaistīts dokumenta identifikatoram);
  • programmas privātā piezīme (piesaistīta programmai un klientam);
  • brīdinājumi (piesaistīti klientam);
  • divpakāpju pierakstīšanās noslēpumi (piesaistīti lietotājam).
• API netiek palaists bez šifrēšanas atslēgas, ja vien nav tieši atļauts nešifrēts režīms, ko izmanto tikai lokālā izstrādē.
• Lauku līmenī netiek šifrēti: klientu vārdi, uzvārdi un kontaktinformācija, dzimšanas dienas, vizīšu nosaukumi un apraksti, programmu nosaukumi un apraksti, izpildes atsauksmes un ziņu žurnāls.
• Savienojums ar Redis šobrīd nav šifrēts (sk. 12. punktu). Redis neglabā veselības datus. Žetoni un e-pasta adreses tajā glabājas tikai kā jaucējvērtības. IP adreses tajā glabājas pieprasījumu ierobežošanas skaitītājos (uz ierobežojuma laiku, ne ilgāk par 24 stundām) un divpakāpju pierakstīšanās pieprasījumos (5 minūtes).

3. Piekļuves kontrole#

• Lomas: galvenais administrators, administrators, speciālists un klients (klienta kabinets, izslēgts).
• Speciālists redz tikai savus ierakstus. Uz pieprasījumiem pēc citu speciālistu ierakstiem Pakalpojums atbild «nav atrasts».
• Piezīmes, klīniskos dokumentus, brīdinājumus un programmas privāto piezīmi Pakalpojumā var atvērt tikai to autors.
• Administratori Pakalpojumā var atvērt klientu ierakstus, programmas, izpildes atzīmes un atsauksmes, vizītes un ziņu žurnālu (Līguma 7.2. punkts).
• Izslēgtas funkcijas atbild «nav atrasts», pirms tiek pārbaudīta pieslēgšanās.
• Divpakāpju pierakstīšanās (autentifikācijas lietotnes kods un 10 rezerves kodi) ir obligāta administratoriem un pieejama speciālistiem pēc izvēles.
• Jutīgām administratora darbībām un datu eksportam nepieciešama pieslēgšanās pēdējo 10 minūšu laikā (ar otro soli, ja divpakāpju pierakstīšanās ir ieslēgta vai lomai obligāta); eksportam – arī atkārtoti ievadīta parole un, ja divpakāpju pierakstīšanās ir ieslēgta, kods.
• Sesijas: piekļuves žetons ir derīgs 15 minūtes; atsvaidzes žetons mainās katrā lietošanā, glabājas tikai tā jaucējvērtība, un atkārtota izmantošana tiek atklāta; sesija beidzas ne vēlāk kā 30 dienas pēc pieslēgšanās. Sadaļā «Manas ierīces» lietotājs var redzēt savas ierīces un tās izrakstīt; to var izdarīt arī administrators. Pēc paroles, lomas vai e-pasta maiņas vai konta bloķēšanas visas sesijas tiek izbeigtas.

4. Paroles un vienreizējās saites#

• Paroles glabājas kā bcrypt jaucējvērtības. Pieslēdzoties ar nezināmu e-pasta adresi, tiek veikta tāda pati paroles pārbaude, lai pēc atbildes laika nevarētu noteikt, kuras adreses ir reģistrētas.
• Vienreizējās saites (paroles atjaunošana, paroles iestatīšana, veidlapas, ielūgumi) satur 32 nejaušus baitus, un glabājas tikai to SHA-256 jaucējvērtība. Derīgums: paroles atjaunošana 1 stunda, paroles iestatīšana 72 stundas, veidlapa 14 dienas. Paroles saites tiek dzēstas 7 dienas pēc to izmantošanas vai derīguma beigām.
• Rezerves kodi glabājas kā HMAC-SHA-256 jaucējvērtības.

5. Pacientu saites un veidlapas#

• Programmas saite satur divus neuzminamus identifikatorus un darbojas kā piekļuves atslēga: ikviens, kam ir saite, var redzēt programmu un atzīmēt izpildi, nepieslēdzoties.
• Piezīmes, klīniskie dokumenti un brīdinājumi netiek rādīti nevienā publiskā saitē, e-pastā vai SMS.
• Veidlapas saite rāda tikai konkrēto veidlapu, un iepriekš aizpildītajā daļā nav personas koda. Saite ir derīga 14 dienas.
• Pacienta vēl neiesniegtās veidlapas atbildes līdz saites derīguma beigām glabājas Pacienta pārlūkā (localStorage), lai tās nezustu, ja lapa tiek pārlādēta.
• Vingrinājumu video atskaņošanas adreses nav parakstītas: ikviens, kam ir video identifikators, var video atskaņot. Ja administrators video izņem, video tiek bloķēts. Kusties platformas bibliotēkas video netiek bloķēti vai dzēsti.

6. Pieprasījumu biežuma ierobežojumi#

• Pieslēgšanās: pēc IP adreses, pēc e-pasta adreses un pēc to kombinācijas.
• Divpakāpju pierakstīšanās.
• E-pasti vienam adresātam: 5 stundā.
• Publiskās veidlapas, ielūgumi un atteikšanās no e-pastiem: 60 stundā no vienas IP adreses.
• Publiskas izpildes atzīmes: 600 stundā no vienas IP adreses.
• SMS: 100 vienam speciālistam 24 stundās, atkārtots atgādinājums 3 reizes 24 stundās, platformā kopā 500 dienā.
• Datu eksports (kad ieslēgts): 3 reizes 24 stundās.

Ja ierobežojumu krātuve nav pieejama, pieslēgšanās, divpakāpju pierakstīšanās, e-pastu un datu eksporta pieprasījumi tiek atteikti.

7. Žurnāli un audits#

• Lietotnes žurnālos netiek ierakstītas IP adreses, pārlūkprogrammu un ierīču apraksti, e-pasta adreses, tālruņa numuri, žetoni vai ziņu saturs.
• Drošības audita žurnālu var tikai papildināt. Tajā ir darbības veicējs, darbība un objekta identifikatori. Drošības notikumiem (neveiksmīgai pieslēgšanās reizei, atkārtoti izmantotam žetonam, paroles notikumiem un administratora darbībām) tajā ir arī pieprasījuma IP adrese. Šis žurnāls ir Kusties kā pārziņa dati.
• Sesiju ieraksti ar IP adresi un ierīces informāciju tiek dzēsti 90 dienas pēc sesijas beigām.

8. Ziņas Pacientiem#

• SMS nesatur vizītes nosaukumu, Pacienta vārdu vai veselības datus.
• E-pasta atgādinājumi (kad ieslēgti) un atkārtotu vizīšu sēriju e-pasti nesatur vizītes nosaukumu vai aprakstu.
• Izņēmums: e-pasti par vizītes izveidi, maiņu vai atcelšanu satur vizītes nosaukumu un aprakstu; ja izveides vai maiņas e-pastam pievieno kalendāra failu (.ics), tajā ir arī Pacienta vārds un uzvārds (Līguma 5.2. punkts).
• Ziņu žurnālā vienreizējās saites netiek saglabātas.
• Pakalpojuma e-pastiem ir iestatīts DKIM paraksts un DMARC politika.

9. Rezerves kopijas un pieejamība#

• Automātisku datubāzes rezerves kopiju šobrīd nav.
• Pirms katras datubāzes struktūras izmaiņu izvietošanas tiek izveidota pilna manuāla datubāzes kopija, un tās atjaunojamība tiek pārbaudīta ar pilnu atjaunošanu.
• Kopijas glabājas Kusties pilnvarotas personas datorā, un piekļuve kopiju failiem ir tikai šim lietotājam.
• Kopijās lauku līmenī šifrētie dati (2. punkts) paliek šifrēti. Šifrēšanas atslēga kopijā neglabājas.

10. Izstrāde, testēšana un noslēpumi#

• Pārbaudes uz datu kopijām: sk. Līguma 6.5. punktu.
• Noslēpumi (atslēgas un paroles) glabājas kā slepeni mitināšanas platformas vides mainīgie. Tie netiek glabāti koda repozitorijā un netiek izvadīti žurnālos. Pēdējo reizi tie mainīti 2026. gada 26. septembrī, izņemot datubāzes paroli, kas tiks nomainīta, pārejot uz pārvaldītu datubāzi.

11. Organizatoriskie pasākumi#

• Piekļuve Pacientu datiem ir tikai Līguma 7. sadaļā minētajām personām.
• Pakalpojumā netiek ielādēti analītikas vai izsekošanas rīki (Līguma 6.4. punkts).
• Personām ar piekļuvi Pacientu datiem ir saistošs konfidencialitātes pienākums (Līguma 7.1. punkts).
• Personas datu aizsardzības pārkāpumus Kusties izvērtē, novērš un par tiem paziņo saskaņā ar Līguma 11. sadaļu.
• Datu aizsardzības speciālists nav iecelts, un novērtējums par ietekmi uz datu aizsardzību nav veikts.

12. Zināmie ierobežojumi un plānotie uzlabojumi#

2. pielikums. Apakšapstrādātāji#

Stāvoklis 2026. gada 1. oktobrī.

Saņēmēji, kas nav Apakšapstrādātāji. Šiem saņēmējiem Kusties nenodod Pacientu datus apstrādei savā uzdevumā, vai arī tie saņem datus pēc jūsu norādījuma:

• mobilo sakaru operatori un e-pasta pakalpojumu sniedzēji, caur kuriem ziņa nonāk pie Pacienta;
• Mailchimp (Intuit) – tikai kusties.com pieteikumu formām, kurām Kusties ir pārzinis;
• kusties.com mārketinga vietnes mitināšana – Pacientu dati tur netiek apstrādāti;
• VIES (Eiropas Komisija) – PVN numura pārbaude norēķiniem;
• pieslēgšanās pakalpojumu sniedzēji (Google, Microsoft, Apple, GitHub, LinkedIn) – šobrīd netiek izmantoti.

3. pielikums. Informācija pacientiem (paraugs)#

Šo tekstu jūs kā pārzinis varat izmantot, lai informētu Pacientus (VDAR 13. pants). Aizpildiet figūriekavās { } norādīto un pielāgojiet tekstu savai praksei. Paraugs neaizstāj jūsu pienākumu sniegt pilnīgu informāciju.

Pilnā versija#

Kā {prakses vai speciālista nosaukums} apstrādā jūsu personas datus

Pārzinis. {vārds, uzvārds vai prakses nosaukums}, {reģistrācijas numurs, ja ir}, {adrese}, {e-pasts}, {tālrunis}.

Kādus datus mēs apstrādājam. Jūsu vārdu, uzvārdu, kontaktinformāciju un dzimšanas datumu; informāciju par jūsu veselību, ko pierakstām aprūpes laikā (piezīmes, izmeklējumu rezultāti, veidlapas {un personas kodu, ja tas nepieciešams medicīniskajā dokumentācijā}); jūsu vingrinājumu programmas, jūsu atzīmēto izpildi un atsauksmes; vizīšu laikus; mūsu sūtītos atgādinājumus un paziņojumus.

Kāpēc. Lai sniegtu jums {fizioterapijas / masāžas / treniņu} pakalpojumus, sagatavotu un nosūtītu vingrinājumu programmas, plānotu vizītes un atgādinātu par tām, kā arī kārtotu {medicīnisko} dokumentāciju.

Tiesiskais pamats. {izvēlieties atbilstošo: līgums par pakalpojumu sniegšanu (VDAR 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts) un veselības aprūpes sniegšana (VDAR 9. panta 2. punkta h) apakšpunkts) / jūsu nepārprotama piekrišana (VDAR 9. panta 2. punkta a) apakšpunkts)}.

Kas apstrādā datus mūsu uzdevumā. Jūsu datus mēs glabājam sistēmā Kusties. SIA "Kusties.com" ir mūsu datu apstrādātājs un apstrādā datus tikai pēc mūsu norādījumiem. Datubāze atrodas Eiropas Savienībā (Frankfurtē, Vācijā). Īsziņas un e-pastus nosūta Kusties pakalpojumu sniedzēji, un vingrinājumu video tiek ielādēti no Cloudflare. Daži Kusties pakalpojumu sniedzēji ir ASV uzņēmumi. Ja dati tiek nosūtīti ārpus Eiropas Ekonomikas zonas, to aizsardzību nodrošina VDAR V nodaļā paredzētie mehānismi. Pakalpojumu sniedzēju saraksts: https://kusties.com/datu-apstrades-ligums.

Citi saņēmēji. {piemēram: jūsu ģimenes ārsts vai cits speciālists – tikai ar jūsu piekrišanu vai ja to paredz likums.}

Cik ilgi mēs glabājam datus. {glabāšanas termiņš, piemēram, tiesību aktos noteiktais medicīnisko dokumentu glabāšanas termiņš.}

Jūsu personīgā saite. Vingrinājumu programmu mēs jums nosūtām ar personīgu saiti. Ikviens, kam ir šī saite, var redzēt programmu un atzīmēt tās izpildi, tāpēc, lūdzu, nepārsūtiet saiti citiem. Ja saite nonākusi pie citas personas, informējiet mūs.

Veidlapas. Pirms vizītes mēs varam lūgt jūs aizpildīt veidlapu, nosūtot saiti pa e-pastu vai īsziņā (SMS). Saite ir derīga 14 dienas. Kamēr veidlapa nav iesniegta, jūsu ievadītās atbildes līdz saites derīguma beigām glabājas jūsu pārlūkā šajā ierīcē. Ja izmantojat kopīgi lietotu datoru, iesakām veidlapu aizpildīt un iesniegt vienā reizē.

Ziņas. Īsziņu atgādinājumos nav informācijas par jūsu veselību. E-pastā par vizītes pierakstu, tā maiņu vai atcelšanu var būt iekļauts vizītes nosaukums un apraksts.

Jūsu tiesības. Jums ir tiesības piekļūt saviem datiem un saņemt to kopiju, labot tos, pieprasīt to dzēšanu (ciktāl likums neprasa tos glabāt), ierobežot apstrādi, iebilst pret apstrādi un saņemt datus pārnesamā formātā. Ja apstrāde notiek, pamatojoties uz jūsu piekrišanu, jūs varat to jebkurā laikā atsaukt; tas neietekmē apstrādes likumību pirms atsaukuma. Lai izmantotu šīs tiesības, sazinieties ar mums: {kontakti}. Jums ir arī tiesības iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijā. {ja attiecināms: kā pacientam jums ir arī Pacientu tiesību likumā noteiktās tiesības.}

Nepilngadīgie. Ja pacients ir nepilngadīgs, šo informāciju mēs sniedzam viņa likumiskajam pārstāvim.

Īsā versija#

Piemēram, jūsu vietnei, e-pastam vai drukātai veidlapai:

Jūsu datus apstrādā {prakses vai speciālista nosaukums}, izmantojot sistēmu Kusties (SIA "Kusties.com" kā apstrādātājs). Vairāk informācijas: {saite uz pilno informāciju}.